Alessio Cipollone - Adempimenti post-iscrizione

Infografica 6: Adempimenti post-iscrizione al RUNTS

Gli obblighi dopo l’iscrizione

L’iscrizione al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) comporta l’acquisizione della qualifica di Ente del Terzo Settore (ETS) e l’accesso a numerosi vantaggi, ma implica anche una serie di adempimenti e responsabilità che l’ente deve rispettare. Questa guida illustra in dettaglio tutti gli obblighi post-iscrizione, le scadenze da rispettare e le conseguenze in caso di inadempimento, fornendo indicazioni pratiche per una corretta gestione degli adempimenti.

Adempimenti Periodici

Deposito del Bilancio

Tutti gli ETS sono tenuti a depositare annualmente il bilancio presso il RUNTS:

Termine: entro il 30 giugno dell’anno successivo a quello di riferimento
ETS con ricavi superiori a 220.000 euro: bilancio di esercizio composto da stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione
ETS con ricavi inferiori a 220.000 euro: rendiconto per cassa
Il deposito avviene in modalità telematica attraverso il portale del RUNTS

Il bilancio deve essere redatto secondo i modelli definiti dal Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 5 marzo 2020.

Bilancio Sociale

Alcuni ETS sono tenuti a redigere e depositare il bilancio sociale:

Obbligo per ETS con ricavi superiori a 1 milione di euro
Obbligo per tutte le imprese sociali e per i Centri di Servizio per il Volontariato
Termine: entro il 30 giugno dell’anno successivo a quello di riferimento
Deve essere redatto secondo le linee guida ministeriali
Deve essere pubblicato sul sito internet dell’ente

Il bilancio sociale è uno strumento di rendicontazione delle responsabilità, dei comportamenti e dei risultati sociali, ambientali ed economici delle attività svolte dall’ente.

Comunicazione delle Modifiche

Gli ETS devono comunicare tempestivamente al RUNTS eventuali modifiche:

Modifiche dell’atto costitutivo e dello statuto: entro 30 giorni dalla modifica
Variazioni della sede legale: entro 30 giorni
Variazioni degli amministratori: entro 30 giorni, con indicazione delle relative generalità e data di nomina
Deliberazioni di trasformazione, fusione, scissione, scioglimento, estinzione, liquidazione e cancellazione: entro 30 giorni

Le comunicazioni avvengono in modalità telematica attraverso il portale del RUNTS.

Rendicontazione 5×1000

Gli ETS beneficiari del contributo del 5×1000 devono rendicontarne l’utilizzo:

Termine: entro 12 mesi dalla data di ricezione delle somme
Obbligo di redazione di un rendiconto e di una relazione illustrativa
Per contributi pari o superiori a 20.000 euro: invio del rendiconto e della relazione al Ministero competente
Per contributi inferiori a 20.000 euro: conservazione del rendiconto per 10 anni
Pubblicazione sul proprio sito web degli importi percepiti e del rendiconto

La rendicontazione deve seguire le linee guida ministeriali e dimostrare la destinazione delle somme a finalità istituzionali.

Pubblicazione Contributi Pubblici

Gli ETS che ricevono sovvenzioni, contributi e vantaggi economici dalla PA devono pubblicarli:

Obbligo per contributi di importo complessivo superiore a 10.000 euro nell’anno
Termine: entro il 30 giugno dell’anno successivo a quello di riferimento
Pubblicazione sul proprio sito internet o sui portali digitali delle associazioni di categoria
Informazioni da pubblicare: denominazione del soggetto erogante, somma incassata, data di incasso, causale

La mancata pubblicazione comporta l’obbligo di restituzione delle somme ricevute.

Libri Sociali Obbligatori

Gli ETS devono tenere i seguenti libri sociali:

Libro degli associati o aderenti
Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
Libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione
Libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo
Libro delle adunanze e delle deliberazioni di eventuali altri organi sociali
Registro dei volontari (per gli enti che si avvalgono di volontari non occasionali)

I libri sociali devono essere tenuti in conformità alla normativa vigente e gli associati hanno diritto di esaminare i libri sociali.

Revisione Legale dei Conti

Alcuni ETS sono soggetti all’obbligo di revisione legale dei conti:

Obbligo quando si superano per due esercizi consecutivi due dei seguenti limiti:
- Totale dell’attivo dello stato patrimoniale: 1.100.000 euro
- Ricavi, rendite, proventi, entrate: 2.200.000 euro
- Dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 12 unità
Obbligo per tutte le imprese sociali
La revisione può essere affidata all’organo di controllo se composto da revisori legali iscritti nell’apposito registro

La revisione legale dei conti deve essere svolta in conformità alle norme di legge e ai principi di revisione.

Conservazione della Documentazione

Gli ETS devono conservare la documentazione relativa alle attività svolte:

Conservazione dei documenti amministrativi e contabili per almeno 10 anni
Conservazione dei libri sociali per tutta la durata dell’ente e per 10 anni dopo la sua cessazione
Conservazione della documentazione relativa alle raccolte fondi
Conservazione dei documenti relativi alle erogazioni liberali ricevute
Conservazione dei verbali delle riunioni degli organi sociali

La corretta conservazione della documentazione è fondamentale in caso di controlli da parte delle autorità competenti.

Calendario degli Adempimenti

31 Marzo

Comunicazione variazioni 5×1000

Termine per comunicare le variazioni del rappresentante legale o della sede legale ai fini del 5×1000.

30 Aprile

Approvazione bilancio

Termine consigliato per l’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea (salvo diverse disposizioni statutarie).

30 Giugno

Deposito bilancio

Termine per il deposito del bilancio d’esercizio e dell’eventuale bilancio sociale presso il RUNTS.

30 Giugno

Pubblicazione contributi pubblici

Termine per la pubblicazione dei contributi pubblici ricevuti nell’anno precedente se superiori a 10.000 euro.

Entro 30 giorni

Comunicazione modifiche

Termine per comunicare al RUNTS le modifiche statutarie, le variazioni della sede legale e degli amministratori.

Entro 12 mesi

Rendicontazione 5×1000

Termine per la rendicontazione dell’utilizzo delle somme percepite a titolo di 5×1000, decorrente dalla data di ricezione.

Conseguenze degli Inadempimenti

Possibili Sanzioni e Conseguenze

Diffida ad adempiere

In caso di mancato deposito del bilancio o di altre comunicazioni obbligatorie, l’Ufficio del RUNTS può diffidare l’ente ad adempiere entro un termine non superiore a 180 giorni.

Cancellazione dal RUNTS

Il mancato adempimento anche a seguito di diffida può comportare la cancellazione dell’ente dal RUNTS, con conseguente perdita della qualifica di ETS e di tutti i relativi benefici.

Sanzioni amministrative

La distribuzione indiretta di utili, la devoluzione del patrimonio in violazione delle norme e altre violazioni possono comportare sanzioni amministrative da 2.500 a 25.000 euro.

Responsabilità degli amministratori

Gli amministratori possono essere chiamati a rispondere personalmente per i danni causati all’ente, ai terzi o ai creditori in caso di inadempimento dei loro doveri.

Perdita di agevolazioni fiscali

L’inadempimento degli obblighi può comportare la perdita delle agevolazioni fiscali previste per gli ETS, con conseguente applicazione del regime fiscale ordinario.

Restituzione contributi

La mancata pubblicazione dei contributi pubblici comporta l’obbligo di restituzione delle somme ricevute. La mancata rendicontazione del 5×1000 può comportare il recupero delle somme percepite.

Buone Pratiche

Pianificazione degli Adempimenti

È consigliabile predisporre un calendario annuale degli adempimenti, con promemoria per le scadenze più importanti. Questo permette di organizzare il lavoro in anticipo e di evitare dimenticanze.

Utilizzare strumenti digitali per la gestione delle scadenze
Assegnare responsabilità specifiche all’interno dell’organizzazione
Prevedere tempi adeguati per la preparazione della documentazione
Monitorare regolarmente lo stato degli adempimenti

Gestione Documentale Efficiente

Una corretta gestione documentale facilita l’adempimento degli obblighi e riduce il rischio di errori o omissioni.

Organizzare la documentazione in modo sistematico
Utilizzare software gestionali specifici per il Terzo Settore
Digitalizzare i documenti cartacei per facilitarne la conservazione e la consultazione
Predisporre modelli standard per i documenti ricorrenti
Conservare copie di backup dei documenti importanti

Formazione Continua

È importante mantenersi aggiornati sulle novità normative e sulle prassi amministrative relative agli ETS.

Partecipare a corsi di formazione e webinar
Consultare regolarmente il sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
Iscriversi a newsletter specializzate
Collaborare con professionisti esperti in materia di Terzo Settore
Partecipare a reti e coordinamenti di ETS per lo scambio di buone pratiche

Controlli Interni

Implementare un sistema di controlli interni permette di prevenire errori e irregolarità.

Effettuare verifiche periodiche sulla correttezza degli adempimenti
Prevedere procedure di autorizzazione per le operazioni più rilevanti
Separare le responsabilità operative da quelle di controllo
Documentare adeguatamente tutte le decisioni degli organi sociali
Coinvolgere l’organo di controllo, se presente, nelle verifiche periodiche

Nota importante: Specificità per tipologia di ente

Oltre agli adempimenti comuni a tutti gli ETS, esistono obblighi specifici per determinate tipologie di enti:

Organizzazioni di Volontariato (ODV): obbligo di assicurare i volontari contro infortuni e malattie connessi all’attività svolta e per la responsabilità civile verso terzi
Associazioni di Promozione Sociale (APS): obbligo di tenere separata la gestione economica delle attività commerciali da quella istituzionale
Imprese Sociali: obbligo di coinvolgimento dei lavoratori e degli utenti nella gestione, deposito del bilancio anche presso il Registro Imprese
Enti Filantropici: obbligo di pubblicare annualmente e tenere aggiornati gli elenchi dei soggetti a cui sono erogati contributi
Reti Associative: obblighi di monitoraggio e controllo sugli enti associati

È consigliabile verificare sempre gli adempimenti specifici per la propria tipologia di ente.