Alessio Cipollone

Panoramica della Fase

La gestione ordinaria rappresenta il cuore dell’operatività di un ente del Terzo Settore, comprendendo tutte le attività necessarie per il suo funzionamento quotidiano, il mantenimento degli adempimenti obbligatori e la realizzazione della missione sociale.

Descrizione generale

La fase di gestione ordinaria include tutti gli aspetti amministrativi, contabili, fiscali e organizzativi che accompagnano la vita dell’ente dopo la sua costituzione. Si tratta di un insieme di attività continuative che garantiscono il corretto funzionamento dell’organizzazione, la conformità alle normative vigenti e il perseguimento efficace degli scopi statutari.

Questa fase comprende:

Gestione degli organi sociali e dei processi decisionali
Amministrazione della base associativa (per le associazioni)
Tenuta della contabilità e redazione dei bilanci
Gestione delle risorse umane (volontari, dipendenti, collaboratori)
Organizzazione e realizzazione delle attività istituzionali
Comunicazione interna ed esterna
Raccolta fondi e sostenibilità economica
Adempimenti periodici obbligatori

Importanza e criticità

Una gestione ordinaria efficace è fondamentale per diverse ragioni:

Conformità normativa: Garantisce il rispetto degli obblighi di legge e il mantenimento delle qualifiche (ETS, ODV, APS, ecc.)
Trasparenza: Assicura la corretta rendicontazione verso associati, donatori e stakeholder
Efficienza: Ottimizza l’utilizzo delle risorse disponibili
Continuità: Permette la realizzazione costante della missione sociale
Credibilità: Rafforza la fiducia di beneficiari, sostenitori e partner
Sostenibilità: Pone le basi per la durabilità dell’ente nel tempo

Le principali criticità di questa fase includono:

La complessità degli adempimenti amministrativi e fiscali
La necessità di competenze specifiche in diversi ambiti
La gestione del ricambio dei volontari e degli amministratori
Il bilanciamento tra attività istituzionali e adempimenti burocratici
La sostenibilità economica nel medio-lungo periodo
La gestione delle relazioni con gli stakeholder

Tempistiche tipiche

La gestione ordinaria segue un calendario di adempimenti che si ripete ciclicamente:

Quotidiani/Settimanali: Gestione operativa, comunicazione, aggiornamento registri
Mensili: Verifiche contabili, monitoraggio budget, adempimenti fiscali periodici
Trimestrali: Riunioni del Consiglio Direttivo, report di attività, eventuali dichiarazioni IVA
Semestrali: Verifica obiettivi, aggiornamento programmi, relazioni intermedie
Annuali: Assemblea dei soci, approvazione bilancio, rinnovo cariche, dichiarazioni fiscali
Pluriennali: Rinnovo iscrizioni ai registri, verifiche statutarie, pianificazione strategica

Attori coinvolti

I principali soggetti coinvolti nella gestione ordinaria sono:

Organi di governo (Assemblea, Consiglio Direttivo, Presidente)
Organi di controllo (Collegio dei Revisori, Organo di controllo)
Staff operativo (dipendenti, collaboratori)
Volontari
Associati (per le associazioni)
Beneficiari delle attività
Consulenti esterni (commercialista, consulente del lavoro, legale)
Enti pubblici di riferimento (Agenzia delle Entrate, Ufficio del RUNTS, ecc.)
Partner e finanziatori

Passaggi Chiave

1. Gestione degli organi sociali

La corretta gestione degli organi sociali è fondamentale per garantire processi decisionali legittimi ed efficaci:

Assemblea degli associati (per le associazioni)

Convocazione: Rispettando i termini e le modalità previste dallo statuto
Svolgimento: Verifica del quorum, gestione delle votazioni, redazione del verbale
Delibere principali: Approvazione bilancio, nomina degli amministratori, modifiche statutarie
Frequenza: Almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio

Consiglio Direttivo/Consiglio di Amministrazione

Riunioni periodiche: Secondo quanto previsto dallo statuto (generalmente ogni 2-3 mesi)
Verbalizzazione: Documentazione puntuale di tutte le decisioni
Deleghe operative: Assegnazione di compiti specifici ai consiglieri
Monitoraggio attività: Verifica dell’attuazione delle delibere

Presidente e altri organi esecutivi

Rappresentanza legale: Gestione dei rapporti esterni
Coordinamento: Supervisione delle attività operative
Firma di atti e contratti: Secondo i poteri conferiti dallo statuto

Organo di controllo (se previsto)

Verifiche periodiche: Controllo della gestione amministrativa e contabile
Relazione annuale: Accompagnamento al bilancio
Partecipazione alle riunioni del Consiglio Direttivo (quando rilevante)

2. Gestione della base associativa

Per le associazioni, la gestione degli associati rappresenta un aspetto cruciale:

Ammissione di nuovi associati

Procedura di ammissione: Secondo quanto previsto dallo statuto
Delibera di accettazione: Da parte dell’organo competente
Comunicazione: Informativa al nuovo associato
Registrazione: Aggiornamento del libro degli associati

Gestione delle quote associative

Definizione degli importi: Secondo le delibere assembleari
Modalità di versamento: Contanti, bonifico, sistemi di pagamento online
Monitoraggio dei pagamenti: Solleciti per quote non versate
Rilascio ricevute: Documentazione dei versamenti

Diritti e doveri degli associati

Informazione: Comunicazioni periodiche sulle attività
Partecipazione: Coinvolgimento nelle assemblee e nelle attività
Accesso ai documenti: Garantire la trasparenza
Gestione delle controversie: Secondo le procedure statutarie

Perdita della qualifica di associato

Dimissioni: Gestione delle comunicazioni formali
Esclusione: Rispetto delle procedure previste dallo statuto
Decadenza: Per mancato pagamento della quota o altri motivi
Aggiornamento del libro degli associati

3. Amministrazione e contabilità

Una corretta gestione amministrativa e contabile è essenziale per la trasparenza e la conformità normativa:

Tenuta dei libri sociali obbligatori

Libro degli associati (per le associazioni)
Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo
Libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Organo di controllo (se presente)
Registro dei volontari (per ODV e altri enti che si avvalgono di volontari)

Gestione contabile

Scelta del sistema contabile adeguato:
- Contabilità per cassa (per enti con ricavi fino a 220.000€)
- Contabilità per competenza (per enti con ricavi superiori a 220.000€)
Registrazione delle operazioni: Entrate e uscite, con adeguata documentazione
Separazione contabile: Tra attività istituzionali e attività diverse
Conservazione dei documenti: Secondo i termini di legge

Redazione del bilancio/rendiconto

Tempistiche: Entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio
Modelli da utilizzare:
- Rendiconto per cassa (enti con ricavi fino a 220.000€)
- Stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione (enti con ricavi superiori)
Approvazione: Da parte dell’assemblea
Deposito: Al RUNTS entro il 30 giugno

Bilancio sociale (se obbligatorio)

Quando è obbligatorio: Per enti con ricavi superiori a 1 milione di euro o con 5 dipendenti
Contenuti minimi: Secondo le linee guida ministeriali
Approvazione e pubblicazione: Insieme al bilancio d’esercizio

4. Gestione delle risorse umane

La gestione delle persone che operano nell’ente richiede particolare attenzione:

Volontari

Registro dei volontari: Aggiornamento costante
Assicurazione obbligatoria: Contro infortuni e responsabilità civile
Rimborsi spese: Solo per spese effettivamente sostenute e documentate
Formazione: Aggiornamento periodico sulle attività e sulla sicurezza

Dipendenti e collaboratori

Contratti di lavoro: Conformi alla normativa e ai CCNL di riferimento
Adempimenti giuslavoristici: Buste paga, contributi, ritenute
Sicurezza sul lavoro: Formazione e misure di prevenzione
Welfare aziendale: Eventuali benefit e incentivi

Lavoratori sportivi (per ASD/SSD)

Inquadramento corretto: Secondo la Riforma dello Sport
Compensi sportivi: Gestione del regime fiscale agevolato
Comunicazioni obbligatorie: Secondo la normativa vigente
Adempimenti previdenziali: Per compensi superiori alle soglie previste

Formazione e sviluppo

Analisi dei fabbisogni formativi
Pianificazione della formazione
Valutazione dell’efficacia
Aggiornamento delle competenze

5. Gestione delle attività istituzionali

L’organizzazione e realizzazione delle attività rappresenta il cuore della missione dell’ente:

Pianificazione delle attività

Programmazione annuale: Definizione degli obiettivi e delle azioni
Calendarizzazione: Tempistiche e scadenze
Assegnazione delle responsabilità
Allocazione delle risorse

Realizzazione dei progetti

Coordinamento operativo
Monitoraggio dell’avanzamento
Gestione delle criticità
Documentazione delle attività svolte

Valutazione dei risultati

Definizione di indicatori di processo e di risultato
Raccolta dati sulle attività svolte
Analisi dell’impatto sociale
Redazione di report periodici

Innovazione e miglioramento

Raccolta feedback da beneficiari e stakeholder
Analisi delle buone pratiche
Sviluppo di nuove iniziative
Aggiornamento delle metodologie

6. Comunicazione e relazioni esterne

Una comunicazione efficace è fondamentale per il coinvolgimento degli stakeholder:

Comunicazione interna

Informazione agli associati: Newsletter, area riservata del sito
Coinvolgimento dei volontari: Riunioni periodiche, gruppi di lavoro
Condivisione delle decisioni: Verbali, report
Gestione dei feedback: Raccolta e analisi delle proposte

Comunicazione esterna

Sito web: Aggiornamento costante
Social media: Presidio dei canali rilevanti
Materiale informativo: Brochure, locandine, video
Ufficio stampa: Relazioni con i media

Relazioni con gli stakeholder

Mappatura degli stakeholder
Pianificazione delle relazioni
Gestione delle partnership
Rendicontazione sociale

Trasparenza

Pubblicazione dei bilanci
Comunicazione dell’impatto sociale
Informazione sull’utilizzo delle risorse
Accessibilità delle informazioni

7. Raccolta fondi e sostenibilità

La sostenibilità economica è essenziale per la continuità dell’ente:

Diversificazione delle fonti di finanziamento

Quote associative (per le associazioni)
Donazioni da privati e aziende
Contributi pubblici
5×1000
Crowdfunding
Attività commerciali marginali

Pianificazione economico-finanziaria

Budget previsionale
Monitoraggio dei flussi di cassa
Analisi degli scostamenti
Pianificazione degli investimenti

Gestione delle raccolte fondi

Campagne di fundraising
Eventi di raccolta fondi
Rendicontazione specifica
Fidelizzazione dei donatori

Gestione del patrimonio

Investimento delle risorse disponibili
Mantenimento delle riserve
Gestione degli immobili
Pianificazione a lungo termine

8. Adempimenti periodici

Il rispetto degli adempimenti periodici è fondamentale per mantenere la conformità normativa:

Adempimenti fiscali

Dichiarazione dei redditi (se dovuta)
Dichiarazione IRAP (se dovuta)
Certificazioni Uniche (per compensi e ritenute)
Modello 770 (se sono state effettuate ritenute)
Dichiarazione IVA (per attività commerciali in regime ordinario)

Adempimenti verso il RUNTS

Deposito del bilancio (entro il 30 giugno)
Aggiornamento delle informazioni (entro 30 giorni dalle modifiche)
Conferma dei requisiti per la sezione di appartenenza

Altri adempimenti specifici

Rinnovo affiliazioni (per ASD/SSD)
Aggiornamento polizze assicurative
Rinnovo autorizzazioni specifiche per l’attività
Rendicontazione contributi pubblici
Rendicontazione 5×1000

Aspetti Legali e Fiscali

Normativa di riferimento

La gestione ordinaria di un ente del Terzo Settore è regolata principalmente da:

D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore)
D.Lgs. 112/2017 (per le imprese sociali)
Art. 90 L. 289/2002 (per le ASD/SSD)
D.Lgs. 36/2021 (per le ASD/SSD, Riforma dello Sport)
D.M. 39/2020 (Modelli di bilancio per gli ETS)
D.M. 72/2021 (Linee guida per il bilancio sociale)
Codice Civile (per gli aspetti non disciplinati dal CTS)
Statuto e regolamenti interni dell’ente

Obblighi specifici

Nella fase di gestione ordinaria è necessario rispettare:

Obblighi di trasparenza: Pubblicazione dei bilanci, degli emolumenti, dei contributi pubblici
Obblighi contabili: Tenuta della contabilità secondo i modelli previsti
Obblighi assicurativi: Copertura per i volontari, responsabilità civile
Obblighi di rendicontazione: Bilancio d’esercizio, eventuale bilancio sociale
Obblighi verso i registri: Comunicazioni e aggiornamenti al RUNTS o altri registri
Obblighi fiscali: Dichiarazioni, versamenti, certificazioni

Conseguenze dell’inadempimento

Il mancato rispetto degli obblighi può comportare:

Sanzioni amministrative
Perdita della qualifica di ETS, ODV, APS, ecc.
Cancellazione dai registri
Responsabilità personale degli amministratori
Perdita delle agevolazioni fiscali
Contestazioni in caso di verifiche fiscali
Danno reputazionale

Opportunità di ottimizzazione

Nella gestione ordinaria è possibile ottimizzare diversi aspetti:

Pianificazione fiscale: Scelta del regime più vantaggioso
Gestione efficiente delle risorse: Ottimizzazione dei costi
Digitalizzazione dei processi: Riduzione dei tempi amministrativi
Formazione continua: Aggiornamento sulle novità normative
Networking: Collaborazioni con altri enti per economie di scala
Monitoraggio delle opportunità: Bandi, contributi, agevolazioni

Documentazione Necessaria

Documenti amministrativi

Libro degli associati (per le associazioni)
Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo
Libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Organo di controllo (se presente)
Registro dei volontari (per ODV e altri enti che si avvalgono di volontari)
Verbali delle riunioni degli organi sociali
Deleghe e procure

Documenti contabili e fiscali

Bilancio/rendiconto annuale
Bilancio sociale (se obbligatorio)
Dichiarazioni fiscali
Ricevute e fatture
Estratti conto bancari
Registri IVA (se in regime ordinario)
Registro dei beni ammortizzabili (se presenti)
Rendicontazione 5×1000
Rendicontazione raccolte fondi

Documenti relativi alle risorse umane

Contratti di lavoro
Lettere di incarico per collaboratori
Certificazioni Uniche
Documentazione rimborsi spese
Polizze assicurative per i volontari
Attestati di formazione
Documenti sulla sicurezza (DVR, se obbligatorio)

Documenti relativi alle attività

Programma annuale delle attività
Report di progetto
Documentazione fotografica
Materiale informativo prodotto
Convenzioni con enti pubblici
Accordi di partnership
Autorizzazioni specifiche per le attività svolte

Consigli Pratici

Suggerimenti basati sull’esperienza

Creare un calendario degli adempimenti per non dimenticare scadenze importanti
Digitalizzare la gestione documentale per ridurre carta e facilitare la ricerca
Utilizzare software specifici per la gestione di enti non profit
Definire procedure standardizzate per le attività ricorrenti
Formare più persone sugli aspetti amministrativi per garantire continuità
Prevedere riunioni periodiche di coordinamento tra gli organi
Monitorare costantemente la situazione economico-finanziaria
Mantenere aggiornato il sito web con le informazioni obbligatorie
Conservare adeguatamente tutta la documentazione

Errori comuni da evitare

Confondere il patrimonio personale con quello dell’ente
Trascurare la regolare tenuta dei libri sociali
Dimenticare adempimenti fiscali o verso i registri
Non documentare adeguatamente le decisioni degli organi sociali
Gestire i rimborsi spese senza adeguata documentazione
Superare i limiti per le attività commerciali marginali
Trascurare la formazione degli amministratori e volontari
Non pianificare la sostenibilità economica a lungo termine
Concentrare tutte le competenze su una sola persona

Best practices

Adottare un regolamento interno che specifichi procedure e responsabilità
Implementare un sistema di controllo di gestione per monitorare costi e ricavi
Creare un manuale delle procedure per standardizzare i processi
Definire un piano di comunicazione interno ed esterno
Adottare strumenti di valutazione dell’impatto sociale
Implementare un sistema di gestione della qualità
Prevedere momenti di formazione continua per amministratori e volontari
Sviluppare un piano di fundraising strutturato
Creare un sistema di gestione dei rischi

Strategie di ottimizzazione

Valutare periodicamente l’adeguatezza della forma giuridica
Analizzare costi/benefici delle diverse opzioni fiscali
Considerare collaborazioni e reti con altri enti per ottimizzare le risorse
Pianificare la successione nelle cariche sociali
Diversificare le fonti di finanziamento
Investire in digitalizzazione dei processi amministrativi
Sviluppare competenze interne per ridurre la dipendenza da consulenti esterni
Implementare sistemi di monitoraggio delle performance

Casi Studio

Caso 1: Ottimizzazione della gestione amministrativa di una ODV

Situazione iniziale: Una ODV con 50 volontari attivi gestiva tutta l’amministrazione manualmente, con documenti cartacei e procedure non standardizzate, causando ritardi e inefficienze.

Azioni intraprese:

Analisi dei processi amministrativi esistenti
Implementazione di un software gestionale specifico per ETS
Digitalizzazione di tutta la documentazione
Creazione di procedure standardizzate
Formazione di tre volontari sugli aspetti amministrativi
Implementazione di un sistema di promemoria per le scadenze

Risultati ottenuti:

Riduzione del 70% del tempo dedicato all’amministrazione
Eliminazione di errori e dimenticanze
Maggiore trasparenza verso associati e stakeholder
Continuità operativa anche in caso di assenza del tesoriere
Accesso rapido alla documentazione in caso di controlli

Lezioni apprese:

L’importanza di investire in digitalizzazione
Il valore della formazione di più persone
La necessità di procedure chiare e standardizzate
I benefici di un approccio sistematico alla gestione

Caso 2: Diversificazione delle fonti di finanziamento di una APS

Situazione iniziale: Un’APS culturale dipendeva per l’80% da un unico contributo pubblico annuale, mettendo a rischio la sua sostenibilità.

Azioni intraprese:

Analisi delle potenziali fonti di finanziamento alternative
Sviluppo di un piano di fundraising triennale
Creazione di una campagna di tesseramento strutturata
Implementazione di attività commerciali marginali (merchandising, corsi)
Partecipazione a bandi di fondazioni private
Avvio di una campagna per il 5×1000

Risultati ottenuti:

Riduzione della dipendenza dal contributo pubblico al 40%
Aumento del 50% della base associativa
Creazione di un fondo di riserva per emergenze
Maggiore stabilità economica e capacità di pianificazione
Sviluppo di nuove competenze interne

Lezioni apprese:

L’importanza della diversificazione delle entrate
La necessità di un approccio strategico al fundraising
Il valore aggiunto delle attività commerciali marginali
L’importanza di costruire relazioni con diversi stakeholder

Caso 3: Miglioramento della gestione dei volontari in una ASD

Situazione iniziale: Una ASD con 30 volontari soffriva di alto turnover e scarso coinvolgimento, con conseguenti difficoltà nell’organizzazione delle attività.

Azioni intraprese:

Creazione di un sistema strutturato di gestione dei volontari
Implementazione di un programma di formazione iniziale
Definizione chiara di ruoli e responsabilità
Introduzione di momenti di feedback e valutazione
Organizzazione di eventi di team building
Riconoscimento formale del contributo dei volontari

Risultati ottenuti:

Riduzione del turnover del 60%
Aumento della soddisfazione dei volontari
Miglioramento della qualità delle attività
Creazione di un gruppo coeso e motivato
Attrazione di nuovi volontari tramite passaparola

Lezioni apprese:

L’importanza di investire nella gestione dei volontari
Il valore della formazione e del riconoscimento
La necessità di creare un senso di appartenenza
I benefici di una comunicazione interna efficace

Servizi di Assistenza

Consulenza amministrativa e fiscale

Offriamo un servizio completo di supporto alla gestione ordinaria:

Tenuta della contabilità secondo i modelli previsti per gli ETS
Redazione del bilancio/rendiconto annuale
Gestione degli adempimenti fiscali periodici
Assistenza per le dichiarazioni fiscali
Supporto per il deposito del bilancio al RUNTS
Consulenza per l’ottimizzazione fiscale
Assistenza in caso di verifiche e controlli

Gestione delle risorse umane

Supportiamo nella gestione di volontari, dipendenti e collaboratori:

Consulenza per l’inquadramento corretto dei collaboratori
Gestione delle buste paga e degli adempimenti
Assistenza per i rimborsi spese ai volontari
Consulenza per la sicurezza sul lavoro
Supporto per la formazione e lo sviluppo
Assistenza per i compensi sportivi (per ASD/SSD)

Supporto alla governance

Offriamo assistenza per il funzionamento efficace degli organi sociali:

Supporto per la convocazione e lo svolgimento delle assemblee
Assistenza per le riunioni del Consiglio Direttivo
Redazione professionale di verbali e delibere
Consulenza per modifiche statutarie e regolamenti
Supporto per la gestione delle controversie interne
Assistenza per il rinnovo delle cariche sociali

Pacchetto “Gestione Serena”

Un servizio completo che solleva l’ente dalle preoccupazioni amministrative:

Gestione di tutti gli adempimenti obbligatori
Monitoraggio delle scadenze
Tenuta della contabilità e redazione del bilancio
Gestione della base associativa
Supporto per la governance
Consulenza continuativa
Report periodici sulla situazione dell’ente
Formazione degli amministratori

Risorse Utili

Checklist adempimenti annuali

✓ Convocazione assemblea per approvazione bilancio (entro 4 mesi dalla chiusura)
✓ Redazione del bilancio/rendiconto secondo i modelli previsti
✓ Approvazione del bilancio da parte dell’assemblea
✓ Deposito del bilancio al RUNTS (entro il 30 giugno)
✓ Pubblicazione del bilancio sul sito web (se esistente)
✓ Redazione e pubblicazione del bilancio sociale (se obbligatorio)
✓ Dichiarazione dei redditi (se dovuta)
✓ Dichiarazione IRAP (se dovuta)
✓ Certificazioni Uniche (entro il 16 marzo)
✓ Modello 770 (se sono state effettuate ritenute)
✓ Rendicontazione 5×1000 (entro 12 mesi dalla ricezione)
✓ Rendicontazione contributi pubblici (entro il 30 giugno)
✓ Rinnovo affiliazioni (per ASD/SSD)
✓ Rinnovo polizze assicurative per i volontari
✓ Verifica del mantenimento dei requisiti per la sezione di appartenenza al RUNTS
✓ Aggiornamento del registro dei volontari
✓ Verifica del rispetto dei limiti per le attività diverse